TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)

TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)

A. Pengertian TQM
Pada dasarnya Manajemen Kualitas (Quality Management) atau Manajemen Kualitas Terpadu (Total Quality Management = TQM) didefinisikan sebagai suatu cara meningkatkan performansi secara terus-menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap era fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan modal yang tersedia.
ISO 8402 (Quality Vocabulary) mendefinisikan Manajemen Kualitas sebagai semua aktivitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas, tujuan-tujuan dan tanggung jawab, serta mengimplementasikannya melalui alat-alat seperti:
• Perencanaan kualitas (quality planning)
Adalah penetapan dan pengembangan tujuan dan kebutuhan untuk kualitas serta penerapan sistem kualitas.
• Pengendalian kualitas (quality control)
Adalah teknik-teknik dan aktivitas operasional yang digunakan untuk memenuhi persyaratan kualitas.
• Jaminan kualitas (quality assurance)
Adalah semua tindakan terencana dan sistematik yang diimplementasikan dan didemonstrasikan guna memberikan kepercayaan yang cukup bahwa produk akan memuaskan kebutuhan untuk kualitas tertentu.
• Peningkatan kualitas (quality improvement)
Adalah tindakan-tindakan yang diambil guna meningkatkan nilai produk untuk pelanggan melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi dari proses dan aktivitas melalui struktur organisasi.
Tanggung jawab untuk manajemen kualitas ada pada semua level dari manajemen, tetapi harus dikendalikan oleh manajemen puncak (top management) dan implementasinya harus melibatkan semua anggota organisasi.
Meskipun Manajemen Kualitas dapat didefinisikan dalam berbagai versi, namun pada dasarnya Manajemen Kualitas berfokus pada perbaikan terus-menerus untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Dengan demikian Manajemen Kualitas berorientasi pada proses yang mengintegrasikan semua sumber daya manusia, pemasok-pemasok (supplier), dan para pelanggan (customers), di lingkungan perusahaan (coporate environment). Hal ini berarti bahwa Manajemen Kualitas merupakan kemampuan atau kapabilitas yang melekat dalam sumber daya manusia serta merupakan proses yang dapat dikontrol dan bukan suatu kebetulan belaka.
B. Pemahaman TQM
1. Konsep TQM
Pada dasarnya Total Qualily Management (TQM) merupakan suatu pendekatan pengendalian mutu melalui penumbuhan partisipasi karyawan. TQM merupakan mekanisme formal dan dilembagakan yang bertujuan untuk mencari pemecahan persoalan dengan memberikan tekanan pada partisipasi dan kreativitas di antara karyawan. Setiap gugus juga bertindak sebagai mekanisme pemantau yang membantu organisasi dalam menyesuaikan diri dengan lingkungannya dan dalam memantau kesempatan. Bersifat proaktif, tidak menunggu bergerak kalau persoalan timbul dan tidak menghentikan kegiatannya kalau suatu persoalan telah ditemukan dan dipecahkan. Artinya TQM harus bekerja terus-menerus dan tidak tergantung pada proses produksi.
TQM ini merupakan salah satu pendekatan yang ditempuh dalam rangka menumbuhkan pengendalian mutu terpadu atau Total Quality Management (TQM). Total Quality Management (TQM) adalah satu himpunan prinsip-prinsip, alat-alat, dan prosedur-prosedur yang memberikan tuntunan dalam praktik penyelenggaraan organisasi. TQM melibatkan seluruh anggota organisasi dalam mengendalikan dan secara kontinu meningkatkan bagaimana kerja harus dilakukan dalam upaya mencapai harapan pengguna atau pelanggan (customer) mengenai mutu atau mutu produk atau jasa yang dihasilkan organisasi. Dalam penerapannya, TQM menuntut pemberlakuan di seluruh organisasi, baik vertikal maupun horizontal. Karakteristik khusus TQM antara lain adalah:
a. partisipasi aktif dari semua pihak, baik pimpinan maupun karyawan;
b. berorientasi pada mutu berdasarkan kepuasan pengguna;
c. dinamika manajemen, top down dan bottom up;
d. menanamkan budaya'team work' dengan baik;
e. menanamkan budaya pr oblem solving melalui konsep 'PDCA (Plan -Do - Check - Actron) approach dengan baik;
f. perbaikan berkelanjutan sebagai proses pemecahan masalah dalam TQM.
Salah satu hal yang menonjol dalam TQM adalah perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Perbaikan berkelanjutan didasarkan pada dua ide pokok, perbaikan sistematik dan perbaikan iteraktif. Dalam perbaikan sistematik, perbaikan-perbaikan dijabarkan dari penggunaan alat dan pendekatan ilmiah dan suatu struktur untuk upaya tim atau individu. pendekatan ilmiah mempertimbangkan berbagai kemungkinan solusi, dan memilih tidak hanya yang paling menonjol, tetapi yang terbaik, yang teridentifikasikan secara faktual.Shoji Shiba memodifikasi model W dari Kawakita menjadi model WV untuk penerapannya pada TQM.
TQM adalah suatu sistem dalam manajemen usaha yang ditujukan untuk meningkatkan efisiensi, produltivitas dan mufu produksi, dalam rangka meningkatkan daya-saing produk yang dihasilkan. Sistem ini dilaksanakan melalui pemasyarakatan cara pandang, cara analisis dan diagnosis dan solusi sesuatu masalah (inefisiensi, produktivitas rendah dan rendahnya mutu pekerjaan/produk) di lingkungan kerja seluruh jajaran sDM perusahaan, sehingga dapat membentuk kebiasaan (habit) yang diterapkan dalam etos kerja dan budaya produksi kompetitif.
2. Ciri-Ciri Umum TQM
Secara lebih terperinci, ciri-ciri umum atau karaliiteristik TQM dikemukakan Crocker,dkk (2004) sebagai berikut.
a. TQM mempunyai tujuan untuk meningkatkan komunikasi, terutama antara karyawan lini dengan manajemen serta mencari dan memecahkan persoalan.
b. Organisasinya terdiri dari satu orang kepala dengan beberapa orang anggota yang berasal dari satu bidang pekerjaan. TQM juga memiliki seorang koordinator dan satu atau lebih fasilitator yang bekerja erat dengan gugus. Fasilitator mempersiapkan program latihan, memberikan latihan dan bimbingan yang terus-menerus bagi para kepala gugus dan atas permintaan memberikan latihan bagi anggota tim.
c. Partisipasi anggota dalam gugus bersifat sukarela, sedangkan partisipasi kepala mungkin sukarela, mungkin tidak.
d. Di dalam ruang lingkup persoalan yang dianalisis oleh gugus, tidak bisa memilih sendiri persoalan yang akan dibahasnya; persoalan itu bukan berasal dari bidangnya sendiri dan persoalannya tidak terbatas pada mutu, tetapi mencakup produktivitas, biaya keselamatan kerja, moral dan lingkungan serta bidang lainnya.
e. Latihan formal dalam hal teknik pemecahan persoalan biasanya merupakan bagian dipertemuan gugus.
C. Keuntungan Menerapkan TQM
Pengendalian Mutu Terpadu (TQM) merupakan suatu sistem manajemen yang melibatkan semua unsur kepegawaian di lingkungan suatu perusahaan, baik sektor barang atau good product maupun sektor jasa atau services. Tujuan dari penerapan sistem TQM adalah untuk meningkatkan mutu, efisiensi dan efektivitas produksi, baik di lingkungan industri maupun institusi lainnya.
Sistem TQM merupakan dasar manajemen dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 series tahun 1994 dan ISO 900I versi tahun 2000 serta dasar untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 tahun 1996. Manajemen Lingkungan ISO 14001 lebih mudah dan lebih cepat dalam proses penyiapan dokumentasinya dan sertifikasinya, apabila dibandingkan dengan perusahaan yang tidak pernah menerapkan sistem TQM, sehingga hal ini merupakan suatu keuntungan yang positif karena terjadi penghematan biaya untuk kegiatan konsultasi dan penulisan dokumentasi.
Prinsip daripada Pengendalian Mutu Terpadu TQM adalah bahwa sistem manajemen TQM melibatkan semua elemen karyawan mulai dari top pimpinan atau "Top Management" sampai dengan pelaksana teknis/operator "button up management." Sistem TQM harus dimengerti, dipahami dan diterapkan secara sinergis, efesien dan efektif dalam semua aktivitas di lingkungan perusahaan demi tercapainya tujuan, sasaran dan target produktivitas sesuai dengan kebijakan pimpinan puncak.
Beberapa prinsip dalam penerapan sistem TQM adalah sebagai berikut:
l. Merupakan komitmen pimpinan puncak (Top Management).
2. Pengertian dari "total" yaitu terpadu yang berarti manajemen yang diterapkan melibatkan seluruh aparat di lingkungan perusahaan.
3. Apabila terjadi kekurangan atau kelemahan baik secara sengaja atau tidak sengaja yang sangat berdampak pada menurunnya efesiensi dan efektivitas produksi, secara serius hal ini harus dicermati dan ditangani secara tuntas serta segera dicari titik permasalahannya dan dilakukan tindakan perbaikan (continues improvement) yang berkelanjutan, misalnya meningkatkan kelompok diskusi tingkat supervisor untuk membahas dan menyelesaikan data/statistik pada sore hari (statistical activities ond monitoring), pemecahan masalah yang diperoleh (solving problems), pendidikan dan pelatihan teknis langsung kepada staf yang berkepentingan menangani permasalahan di lapangan (training and education) .
4. Ditetapkannya aturan-aturan kesepakatan yang dijadikan sebagai kebijakan tertulis dan merupakan alat atau "tools" dalam operasional sistem TQM.
Memperhatikan keempat prinsip dasar sistem TQM tersebut dapatlah disimpulkan bahwa sistem TQM sangatlah bermanfaat, tepat dan positif untuk diterapkan di lingkungan sekolah, selain itu juga bermanfaat bagi sistem kepemimpinan (managerial) pada kondisi saat ini.

D. Apakah Sekolah Membutuhkan TQM
Banyak upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan mutu sekolah oleh para pembuat kebijakan di luar profesi kependidikan dan memfokuskan pada hasil akademis dengan cara meningkatkan atau mengurangi persyaratan sekolah yang tidak perlu. Setiap usaha penyelesaian masalah didasarkan pada usaha mencoba tiap potongan teka-teki dalam satu waktu, dengan metode kecil atau beberapa prinsip untuk memandu usaha peningkatan. Ini merupakan pemecahan masalah dengan menggunakan metode deduktif, menggunakan informasi yang telah diketahui untuk mendapatkan solusi. Pemecahan masalah seperti ini bergantung pada pengalaman masa lalu, beberapa hal yang dapat diperoleh dari sistem yang berlaku di sekolah, selain karena adanya kesempatan.
Saat ini pendidikan di negara-negara maju banyak memiliki tenaga ahli sehingga lebih memahami pentingnya pendidikan bermutu, seperti Mutu Total (TQ) mengemukakan bahwa banyaknya keunggulan dalan berbagai hal. Mutu Total (TQ) mengajarkan pola-pola berpikir yang efektif, dan disertai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan di mana orang-orang bisa bekerja sama. Dan yang terpenting adalah Mutu Total (TQ) berusaha dengan keras untuk mengajak manusia berpikir untuk diri mereka sendiri, untuk belajar dengan konstan serta berlatih untuk ujian sendiri. Mutu Total (TQ) menawarkan sesuatu, yaitu: "mutu dapat memenuhi atau melebihi apa yang diharapkan oleh para pelanggan".
Mengapa banyak organisasi turut serta dalam Mutu Total (TQ)? Karena usaha-usaha dalam dekade berikutnya membutuhkan suatu sistem yang dapat melakukan lebih dari sekadar mengatasi masalah sistemik pendidikan, tetapi juga melakukan regulasi, deregulasi dan membangun contoh-contoh dengan harapan dapat tercapainya peningkatan. Intisari dari gerakan mutu terletak pada pencariannya yang berlangsung terus-menerus untuk men dapatkan informasi guna meningkatkan proses produk dan pelayanan. Dengan Mutu Total (TQ), organisasi mampu membangkitkan diri sendiri untuk meningkatkan sikap dengan mempelajari dan menggunakan pengetahuan baru.
1. Identifikasi Alasan Utama Untuk Menerapkan TQM
Sekolah harus mampu menjadi organisasi percontohan dan harus mengukur apa-apa yang dapat berfungsi dengan baik dan apa-apa yang tidak berfungsidengan baik dalam pendidikan sehingga kita akan mendapatkan suatu sistem sekolah yang berfungsi dengan baik.

Pertama, para pendidik harus bertanggung jawab terhadap bisnis mereka karena para pendidik merupakan faktor utama bagi peningkatan sekolah. Asosiasi pendidikan hendaknya memerhatikan dan mempelajari saran-saran yang menyatakan bahwa beberapa inovasi atau perubahan pendidikan yang distimulasi dari pendidikan luar akan terjadi tanpa komitmen sebagai pendidik.

Kedua, pendidikan membutuhkan proses pemecahan masalah yang peka dan focus pada identifikasi dan penyelesian penyebab utama yang menimbulkan masalah tersebut. Semua akar masalah dalam pendidikan bersifat sistemik, yaitu mereka berasal dari akar masalah yang berada dalam kqmunitas sekolah dan berimplikasi pada kegiatan belajar mengajar.

Ketiga, organisasi sekolah harus menjadi model organisasi belajar semua organisasi. Sekolah tingkat dasar, menengah dan atas dibayang-bayangi oleh organisasi induk dan lembaga pelatihan, kelompok konsultan, pengajar swasta, pengalaman bekerja dan program-program yang telah menggantikan sekolah negeri. Para guru dan petugas administrasi yang sama efektifnya dengan para profesional di bidangnya; mereka adalah orang-orang yang belajar terus-menerus.

Keempat, sangat mungkin bahwa melalui integrasi Mutu Total (TQ) di sekolah-sekolah orang-orang dapat menemukan mengapa sistem pendidikan yang ada saat ini tidak berja dengan baik.

Reformasi pendidikan telah dilaksanakan secara terus-menerus oleh mereka yang pengalamannya di dalam dunia pendidikan belum dapat dikatakan sebagai seorang profesional.

2. Mengapa Mutu Total Bisa Gagal
Mereka tidak sabar belajar untuk menanam Mutu Total GQ) ke dalam organisasinya karena mereka berharap bahwa dengan menanam bibit hari ini, maka besok akan segera berbuah. Organisasi yang telah mencoba Mutu Total (TQ) dan gagal sepertinya akan menemukan kesalahan mereka di antara sepuluh tanda tersebut. Berikut ini adalah sepuluh ciri-ciri tersebut:
a. Mutu adalah sebuah proses yang lama dari sebuah perusahaan Sebuah proses yang terkait erat dengan pelanggan dan bersifat sistemik serta harus diterapkan secara total dan tegas ke dalam seluruh perusahaan dan terpadu dengan para pemasok.
b. Mutu adalah apa yang dikatakan oleh pelanggan. JIka ingin mengetahui tentang mutu, tanyalah kepada Pelanggan.
c. Mutu dan biaya bukanlah suatu selisih melainkan suatu iumlah. Kedua hal tersebut bukanlah musuh melainkan mitra, dan cara terbaik untuk menghasilkan produk dan menawarkan pelayanan dengan lebih cepat dan lebih murah adalah dengan membuat kedua hal tersebut menjadi lebih baik.
d. Mutu membutuhkan kerja sama tim maupun individu. Mutu merupakan pekerjaan setiap orang, tetapi juga bisa menjadi bukan pekerjaan siapa-siapa tanpa infrastruktur yang jelas yang mendukung, baik mutu kerja individu-individu maupun mutu kerja tim antar departemen.
e. Mutu adalah suatu cara mengelola. Dahulu pengelolaan yang baik biasa diasumsikan dengan mencari ide-ide yang sesuai dengan apa yang ada di dalam kepala atasan untuk dikerjakan oleh para pekerja. Sekarang kita mengetahui lebih baik tentang arti pengelolaan yang baik, yaitu kepemimpinan pribadi dalam memberdayakan mutu pengetahuan, keahlian, dan sikap-sikap setiap orang di dalam suatu organisasi untuk mengetahui bahwa menciptakan mutu yang baik adalah sama dengan menciptakan segala sesuatu di dalam perusahaan menjadi baik.
f. Mutu dan inovasi saling terkait satu sama lain. Kunci keberhasilan peluncuran produksi baru adalah menciptakan mutu sebagai kunci pengembangan produk baru (atau jasa) sejak awal. Pelanggan tidak dapat secara serius mengatakan kepada Anda apa yang suka dan tidak dia suka sampai dia melihat atau menggunakan produkAnda.
g. Mutu merupakan suaht etika. Pencapaian keunggulan, pengenalan lebih dalam bahwa apa yang Anda lakukan adalah benar merupakan pendorong emosional manusia yang paling kuat di dalam organisasi apa saja dan ia merupakan penggerak dasar kepemimpinan sejati yang bermutu. program-program bermutu yang hanya didasarkan pada grafik dan peta tidaklah cukup.
h. Mutu membutuhkan peningkotanyang berkesinambungan. Mutu adalah suatu geral yang konstan untuk mencapai target. peningkatan yang berkesinambungan merupakan komponen program bermutu yang integral dan searah, bukan aktivitas yang terpilih dan hanya bisa dicapai melalui pertolongan, partisipasi, dan campur tangan dari semua orang, baik pria maupun wanita yang ada di dalam suatu perusahaan, dan juga termasuk para pemasok.
i. Mutu merupakan rute yang paling intensif dengan modal yang sedikit dan biayanya efektif untuk mencapai produktivitas. Perusahaan-perusahaan telah mengejutkan per saingan mereka dengan mengganti konsep produktivitas mereka dari LEBIH menjadi LEBIH BAIK.
j. Mutu diterapkan bersama dengan sebuah sisfem total yang terhubung dengan pelagan dan pemasok. Hal ini merupakan pencipta kepemimpinan bermutu yang nyata dalam sebuah perusahaan, penerapan metodologi sistematis sekuat tenaga yang memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengelola mufunya daripada hanya memerlukan hal itu terjadi.

3. Manfaat dan Keistemewaan Mutu Total bagi Organisasi Sekolah
a. Manfaat Mutu Total (TQ)
1. Sekolah membutuhkan persatuan yang meningkat antar dewan sekolah, staf sekolah, kantor pusat, orang fua, murid dan masyarakat melalui partisipasi dan perhatian terhadap prioritas-prioritas yang sama.
2. Segmen populasi dalam komunitas sekolah harus lebih terbuka untuk berubah.
3. Komunitas sekolah perlu menciptakan personel tertentu yang bertanggungjawab atas keputusan yang dibuat.
4. Kebutuhan yang meluas dalam komunitas sekolah mengangkat pemikiran yang bersifat membangun dan mendorong partisipasi dan kepemilikan.
5. Kebutuhan untuk mengurangi biaya di dalam organisasi sekolah.
6. Di dalam organisasi sekolah kebutuhan untuk mengenali latihan bermutu yang saat ini sedang berlangsung dan mempublikasikannya untuk mendukung komunitas.
7. Organisasi sekolah perlu mempromosikan sikap yang lebih baik antar organisasi sekolah.
8. Organisasi sekolah perlu mencari informasi-informasi baru secara konstan guna meningkatkan lingkungannya.
9. Mereka yang berada di dalam komunitas sekolah perlu ikut serta dengan sepenuh hati untuk melayani satu sama lain untuk fujuan pencapaian misi komunitas sekolah.
l0. Organisasi sekolah Anda mempunyai ketentuan yang jelas mengenai misi,tujuan, dan prinsip-prinsip pemandu untuk peningkatan pendidikan.

b. Keistemewaan Mutu Total (TQ)

1. Organisasi sekolah mendorong setiap orang di dalam sistem untuk memberikan kontribusi guna meningkatkan mutu lingkungan sekolah.
2. Organisasi sekolah mengembangkan pemecahan masalah yang efektif, metode pembuatan keputusan yang berguna di semua tingkatan komunitas sekolah.
3. Organisasi sekolah mengontrol pendidikan dan peningkatan melalui perencanaan peningkatan mutu yang strategis.
4. Organisasi sekolah memfokuskan diri pada pengukuran proses untuk mengidentifikasi masalah, untuk mengembangkan keikutsertaan pemilik, dan menyusun tujuan yang realistis.
5. Organisasi sekolah kembali mengajak staf dan komunitas agar komitmen satu sama lain.
6. Organisasi sekolah menekankan kembali mengenai harga, nilai, martabat dan potensi setiap individu.
7. Organisasi sekolah mensahkan kembali kepemimpinan pendidikannya di dalam komunitas melalui usaha yang signifikan (menonjol) terhadap peningkatan sekolah.
8. Staf dan komunitas yang berarti dalam pelayanan dibutuhkan.
9. Organisasi sekolah memihak terminologi bisnis dan berbicara dalam bahasa yang bermutu.
l0. Organisasi sekolah meningkatkan semangatnya, rasa persatuan, dan sikap secara umum terhadap nilai yang dimilikinya.